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Mesmo que paulatinamente a comunicação possa ocorrer de maneira mais ágil pelos aplicativos de mensagens instantâneas o e-mail ainda tem o seu lugar e não se vislumbra sua morte súbita.

·        Então, algumas dicas para não fazer bobagens na comunicação que muitas vezes compromete de maneira profunda o relacionamento comercial

·        E, definitivamente, é tudo o que não se precisa, certo?

Dicas para não fazer bobagens no uso dos e-mails

1)     Anexo : ter ou não ter

a)      Importante avaliar a melhor formatação do que se deseja enviar pelos olhos de quem irá receber.

i)       Anexos são potenciais transmissores de vírus e outras pragas indesejáveis e, via de regra, despertam cuidados adicionais para o acesso.

ii)      Avalie se o conteúdo do anexo não pode ser enxuto e enviado no “corpo” do texto.

iii)    Avalie ainda se o texto final ficou coerente, conciso e não muito extenso

b)     Se a escolha foi por enviar um anexo, observe a extensão do arquivo. Alguns formatos são “prisioneiros” de programas que nem todos podem ou desejam ter acesso.

i)       Definida a extensão, r.e.a.l.m.e.n.t.e realize a anexação do arquivo ao texto do email.

(1)   É frequente um texto de email mencionar um anexo e o anexo não foi!!

2)     A linguagem: bora lá x segue convite

a)      A linguagem do texto é tão importante quanto o que se deseja comunicar. O alinhamento da linguagem entre o que envia e o que recebe é fundamental na comunicação.

b)     Mantenha termos de comum entendimento, evitando jargões, gírias, regionalismos e termos dúbios.

i)       É alerta importante especialmente quando se trata de relacionamento entre pessoas de diferentes nacionalidades ou mesmo regiões diferentes no mesmo país

3)     Tamanho das fontes, cores e demais elementos visuais no texto

a)      Fontes de uso abrangente facilitam tb o entendimento e acesso do texto.

b)     Excesso de cores e outros elementos como itálicos, negritos, sublinhados e outros tb comprometem a objetividade e afastam o leitor

4)     Assinatura

a)      Facilite e garanta que o leitor estará ciente do emissor do texto.

i)       Formate uma assinatura com os dados suficientes e de fácil compreensão para o contato futuro. Lembrando o passo 3.. sem muitos elementos visuais, ok?

5)     Organize a exposição de ideias no texto

a)      Expresse na linha de referência o mais importante do texto do e-mail

i)       Se for uma data de resposta, um convite, uma reclamação, uma solicitação, todas estas ações devem estar expressas claramente para facilitar o que se pretende que venha a ocorrer

b)     Repita na primeira linha do e-mail o que de mais importante se deseja comunicar… vale substituir alguma palavra por sinônimo para não ficar cansativo

c)      Faça uma listinha das razões que motivaram a necessidade: o convite para a reunião é para discutir…. e vai ocorrer em…. no dia… e assim por diante

d)     Encerre com um cumprimento que esteja alinhado à linguagem (ver item 2) e manifeste sua disponibilidade em aprofundar ou esclarecer algum tópico.

e)     Revise mais de uma vez: observe se o que se desejou expressar está de fato expresso com facilidade para leitura e assimilação

6)     Verifique o destinatário : é corriqueiro que na base de dados dos contatos existam nomes repetidos, tais como Felipe, Andre, Teresa,etc…

a)      Observe com cuidado para qual destes realmente se deseja enviar o e-mail.

i)       Erros de destinatário também comprometem profundamente o relacionamento comercial pois proporcionam o acesso de terceiros aos assuntos e, muitas vezes, podem trazer outras consequências.

7)     Esteja atento ao horário do envio:

a)      Se é uma resposta o que se envia, qual a brevidade possível

b)     Se é um convite qual a antecedência agradável

c)      O acesso dos e-mails por smarphones é cada vez mais frequente. Por isto, cuidado também para que o horário do envio não tenha o indesejável efeito colateral de “soar” o recebimento às 5h da manhã na orelha do seu cliente

Sem pretender esgotar o assunto

Considere que todas as caixas de e-mai tem uma superlotação de assuntos, por isto, para ser lido é requisito fundamental se destacar na multidão.